De gemeente Lingewaard wil zich de komende jaren ontwikkelen tot een communicatieve organisatie. In deze organisatie hebben alle medewerkers voldoende instrumenten, vaardigheden en gevoel om met inwoners te communiceren en naar hen te luisteren. Om dit doel te realiseren hebben veel medewerkers in 2016 deelgenomen aan trainingen. De training ‘helder en strategisch adviseren’ is ook in 2016 aangeboden (ongeveer 25 deelnemers). Daarnaast hebben ongeveer veertig medewerkers een training Schrijven op B1-niveau gevolgd. Verder opende team communicatie de digitale communicatiewinkel. Daarin vinden medewerkers een breed assortiment aan nuttige instrumenten, formats, links en tips. Collega’s kunnen met deze communicatieve basisproducten zelf met communicatie aan de slag. We hebben de tool ‘Klinkende taal’ voor Word aangeschaft die ons digitaal gaat ondersteunen bij het schrijven van begrijpelijke teksten.

De rol van team communicatie verandert
Team communicatie speelt steeds een coachende en adviserende rol richting collega’s. Vooral bij gevoelige kwesties of ontwikkelingen met grote impact zijn de teamleden van Communicatie nauw betrokken. Belangrijk in 2016 waren bijvoorbeeld de centrumontwikkeling van Huissen, de A15, de transformatie van het sociale domein, de ontsluiting van Bemmel, ruimte voor inwonersinitiatieven en intern de organisatieontwikkeling.

Er gaat veel aandacht uit naar digitale communicatie
Begin 2016 hebben we de nieuwe gemeentelijke website gelanceerd. Om bezoekers snel naar de juiste informatie te leiden hebben we toptaken geselecteerd. Voor een goede verwerking hebben we veel keuzeopties op de site aan de ‘achterkant’ gekoppeld aan het zaaksysteem.

Het gebruik van sociale media als communicatiekanaal neemt in hoog tempo toe. We streven naar korte responstijden en afhandeling van gestelde vragen. Een belangrijke taak ligt bij ons Klant Contact Centrum. Complex is daarbij dat de berichten via diverse kanalen binnenkomen. Het is voor medewerkers moeilijk af te stemmen wie welke vraag of opmerking in behandeling neemt. Om die reden hebben we OBI4wan aangeschaft, een applicatie voor online media monitoring en webcare.

Voor interne communicatie zijn verschillende middelen ingezet
De zeepkistbijeenkomsten speelden een belangrijke rol in de interne communicatie. Thema’s als zaakgericht werken, omgevingswet en organisatieontwikkeling werden uitgelicht in de drie bijeenkomsten die het directieteam in 2016 organiseerde. Gemiddeld negentig medewerkers bezochten de bijeenkomsten. De gemeentesecretaris heeft zijn column over belangrijke ontwikkelingen in de organisatie in 2016 voortgezet. In totaal werden 33 columns gepubliceerd. Uit een onderzoek naar het gebruik van intranet bleek dat de column veel gelezen wordt. Ook verschenen in 2016 twee nieuwsbrieven over organisatieontwikkeling. Verder is in dit kader een klankbordgroep opgericht en luncht het directieteam eenmaal per maand met ongeveer tien medewerkers uit verschillende teams. Op die manier hoort het directieteam wat er leeft op de werkvloer.

Intranet is een essentiële bron van informatie voor onze medewerkers. Via het bestaande intranet kunnen we echter alleen informatie zenden en niet ontvangen. We hebben voorbereidingen getroffen voor het aanschaffen en inrichten van een sociaal intranet. Met een sociaal intranet kan iedere medewerker ook informatie plaatsen, reageren op anderen, groepen maken, nieuwe netwerkcontacten aanknopen etc. Het gaat ons helpen de samenwerking tussen de teams verder te verbeteren.